Guia de Estrutura e Nomeação de Arquivos

Para garantir a eficiência e agilidade nos processos internos do escritório, é fundamental adotarmos um padrão unificado na estrutura e nomeação dos arquivos de todos os nossos clientes. Isso facilita a busca por documentos, minimiza erros e garante que todas as informações estejam organizadas de maneira clara e acessível.

A importância da padronização:

Facilidade de Acesso: Um sistema padronizado permite que qualquer colaborador localize rapidamente os documentos necessários, sem precisar perder tempo com buscas desnecessárias.
Redução de Erros: Nomear arquivos de forma consistente reduz o risco de documentos duplicados ou mal identificados.
Organização Centralizada: Manter os arquivos de todos os clientes no mesmo local e com o mesmo padrão de nomeação garante a uniformidade e facilita o controle e a auditoria.

Ao seguir a estrutura de pastas e a nomeação dos arquivos conforme o padrão estabelecido, todo o time terá acesso rápido e eficiente às informações, evitando retrabalho e melhorando o nosso desempenho.

Exemplos de nomes de arquivos:

ADMINISTRATIVO

Carne Leão: CarneLeao_Declaracao.pdf
DIRPF: DIRPF_ComprovanteRendimentos.pdf
DITR-CCIR: DITR_CCIR_Declaracao.pdf
GCAP: GCAP_Declaracao.pdf
ITCD: ITCD_Declaracao.pdf
LCDPR: LCDPR_LivroCaixa.pdf

CONSTITUIÇÃO

Alteração de Representação: AlteracaoRepresentacao.pdf
Alterações Contratuais: AlteracaoContratual.pdf
Alvarás: AlvaraFuncionamento.pdf
Certificado Digital: CertificadoDigital_Empresa.pdf
Check List: Checklist_Auditoria.pdf
CNES: CND.pdf
Contrato de Parceria: ContratoParceria.pdf
Contratos Diversos: ContratoDiverso.pdf
Documentos Pessoais: DocumentoPessoal_Socio.pdf
Formulários da Vigilância Sanitária: FormularioVigilanciaSanitaria.pdf
Procurações: Procuracao.pdf

DECLARAÇÕES

DIEF: DIEF.pdf
ECD: ECD.pdf
ECF: ECF.pdf
EFD Contribuições: EFD_Contribuicoes.pdf
EFD ICMS IPI: EFD_ICMS_IPI.pdf
EFD REINF: EFD_REINF.pdf
DIRF: DIRF.pdf
DEFIS: DEFIS.pdf
DIMOB: DIMOB.pdf
DIMED: DIMED.pdf
DCTF Mensal: DCTF_Mensal.pdf
IRPJ: IRPJ.pdf
CSLL: CSLL.pdf
PIS: PIS.pdf
COFINS: COFINS.pdf

DEPARTAMENTO PESSOAL

Funcionários: ContratoTrabalho_Funcionario.pdf

FINANCEIRO

Apólices de Seguro: ApoliceSeguro.pdf
Arquivo OFX: ArquivoOFX.ofx
Contratos: Contrato.pdf
Despesas em Gerais: DespesasGerais.pdf
Extrato Bancário: ExtratoBancario.pdf
Extrato de Aplicações: ExtratoAplicacoes.pdf
Recibos de Aluguel: ReciboAluguel.pdf
Títulos Pagos: TituloPago.pdf
Títulos Recebidos: TituloRecebido.pdf

FISCAL

Entradas

Comunicação - Telecomunicações: EntradaTelecomunicacoes.pdf
Guias e Comprovantes: GuiasComprovantes.pdf
NEE - Energia: NE_Energia.pdf
NFSE: NFSE.pdf
PDF Entrada: PDF_Entrada.pdf
Relatório de Notas SEFAZ: NotasSEFAZ.pdf
SPED Fiscal: SPED_Fiscal.pdf

Saídas

PDF Saídas: PDF_Saida.pdf
Relatório de Notas SEFAZ: NotasSEFAZ_Saida.pdf
XML Saídas: XML_Saida.xml

MONITORAMENTO

Certidões: Certidao.pdf
Notificações: Notificacao.pdf
Processos: Processo.pdf
Parcelamentos: Parcelamento.pdf
Relatório Apuração e Impostos: Relatorio_Apuracao_Impostos.pdf

RELATÓRIOS CONTÁBEIS

Faturamento: Relatorio_Faturamento.pdf
Balancete: Balancete.pdf
Balanço: Balanco_Patrimonial.pdf

Estrutura Baseada na ISO 15489-1

Organização de Pastas

Categorias Principais:
- Administrativo
- Constituição
- Declarações
- Departamento Pessoal
- Financeiro
- Fiscal
- Monitoramento
- Relatórios Contábeis
Subpastas por Tópicos:
- Dentro de cada categoria, crie subpastas específicas para organizar os documentos por tipo.
Nomeação de Arquivos:
- Utilize padrões consistentes, evitando espaços e caracteres especiais.
- Exemplo: DocumentoTipo_Descricao.pdf
Acessibilidade e Segurança:
- Controle de acesso deve ser configurado para proteger documentos confidenciais.
- Realize backups regulares para garantir a recuperação em caso de perda.

Nota: Este guia deve ser ajustado para atender às necessidades específicas do escritório, sempre em conformidade com a ISO 15489-1.

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